Quand on parle de dématérialisation des factures, on parle d'un système qui permet l'automatisation des factures fournisseurs. L'objectif est de les faire passer du format papier au format numérique. Quelles sont les conséquences engendrées par le traitement avant la dématérialisation ? Quelles sont les solutions pour réaliser la dématérialisation des factures fournisseurs ? Et quels sont les avantages de l'utilisation de ce système d'automatisation ? Vous trouverez les réponses à toutes vos questions à travers ce guide.
À propos de la dématérialisation des factures fournisseurs !
Auparavant, le traitement des factures fournisseurs prenait 14 jours et atteignait jusqu'à 15 euros par facture. De plus, ce traitement est le facteur de plusieurs erreurs telles que l'erreur de paiement, la perte de document, l'erreur de saisie… Il est non seulement chronophage, mais aussi coûteux. Cela entraîne des conséquences sur la constitution financière, sur la productivité ainsi que sur la gestion d entreprise. C'est aussi la cause des retards de paiement. Mais aujourd'hui, il existe un système de dématérialisation qui consiste à les traiter rapidement et à moindre coût. Il s'agit d'un système qui traite toutes les factures des fournisseurs dans un format désintégré. La dématérialisation connaît deux façons de les recevoir : par papier ou par format PDF et par une plateforme. Quel que soit le format, papier ou PDF, la dématérialisation effectue la lecture des factures à l'aide de technologies, les numérise, les rassemble dans le dossier du fournisseur, les traite et les enregistre dans l'archive et dans le paiement. Pour trouver plus d'informations sur la dématérialisation des factures fournisseurs, cliquez sur ce lien : en savoir plus.
Des solutions pour dématérialiser les factures fournisseurs !
Il existe plusieurs solutions pour dématérialiser les factures fournisseurs. La plus simple est de les scanner. Avant de passer à une opération manuelle, il faut d'abord les envoyer par email. Ensuite, elles sont traitées et améliorées de manière relative, car elles sont encore au format PDF. A part cela, vous pouvez utiliser une automatisation pour les dématérialiser. Par exemple, l’Optical Character Recognition (OCR) peut lire automatiquement le format de la facture (JPG ou PDF). Elle peut également capturer les informations avec le logiciel de gestion. Le fournisseur peut également utiliser un système d'échange de données informatisées (EDI) pour transmettre les informations. Cette transmission se fait d'un ordinateur à un autre ordinateur. Ce dernier système est le plus parfait, car il intègre notamment le traitement de la facture et le paiement automatique de l'entreprise. Mais, ce système nécessite des précautions supplémentaires afin d'affirmer comme vraie sa racine. De plus, ces précautions consistent également à connaître le contrôle et le placement de la signature électronique par un certificat.
Quelques avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs !
Sur le plan financier, l’utilisation d’une dématérialisation des factures des fournisseurs permet de diminuer l'achat de fournitures comme le papier, les enveloppes, l'encre et aussi la diminution de la capacité des impressions. Puisqu'elle inclut également l'archivage électronique, les coûts seront également réduits et moins onéreux. De plus, grâce à l'automatisation et à l'accélération du traitement, les pénalités de retard seront ainsi évitées et les délais de paiement seront respectés. Le fournisseur pourra également être payé normalement. L'utilisation d'une dématérialisation des factures permet à l'entreprise de renforcer l'accessibilité aux obligations financières, de gagner en transparence et en optimisation de la gestion de la trésorerie.
En outre, les possibilités d'erreurs sont évitées et le traitement des factures est optimisé. L'automatisation permet également de gagner en abondance, car les équipes peuvent se concentrer sur les travaux importants. Et aussi, ne plus les imprimer permet à l'entreprise de réduire son empreinte carbone. Ainsi, la dématérialisation des factures fournisseurs offre une approche facile, réaliste et mesurable.