Dans un contexte global mettant en avant la distanciation sociale et le télétravail, les entreprises doivent impérativement adapter leurs solutions de communication avec leur équipement afin de maintenir un certain niveau de productivité. Le E-mail reste une option fiable et viable pour de nombreux professionnels, mais avec l’apparition d’outils de communication plus dynamiques tel que la messagerie instantanée, le choix pour établir une bonne communication ordinateurs en réseau ne devient pas évident. Chaque option possède notamment ses propres avantages que les sociétés pourront exploiter pour renforcer le travail en équipe.
L’E-mail : des échanges professionnels et plus formels
Le format standardisé (date, adresse, destinataire, etc.) de l’E-mail est incontournable pour communiquer avec une allure formelle et professionnelle. En effet, avec son corps de texte constitué de phrases structurées accompagnées de formules de politesse, cette méthode de communication est plus adaptée pour s’adresser à un supérieur hiérarchique ou un client. La transmission d’informations est également plus sécurisée avec l’E-mail, surtout pour des documents à envoyer sans l’attente d’une réponse immédiate.
Dans le cadre d’une communication ordinateurs en réseau, l’E-mail peut bénéficier d’une certification et représenter ainsi une valeur juridique identique à un courrier manuscrit. De ce fait, la signature électronique permettra d’identifier l’émetteur et détecter les courriers frauduleux au sein du réseau.
Renforcer les relations avec la messagerie instantanée
Les outils de messagerie instantanée sont divers et proposent de nombreuses fonctionnalités favorisant les interactions informelles et privées. La messagerie instantanée simule une conversation écrite en temps réel avec les collègues de la même manière qu’un dialogue oral, ce qui mène généralement à une prise de décision rapide. La conversation en équipe sera alors améliorée avec un bonus de fluidité par rapport à l’E-mail car les interlocuteurs sont actifs suivant le sujet abordé. Par ailleurs, les services de messagerie instantanée réduisent le trafic d’E-mail reçus par une personne et se révèlent particulièrement pertinents pour favoriser la communication sous forme de chat entre employés.
Une combinaison synergique
La communication ordinateurs en réseau bénéficie grandement des avantages apportés par l’E-mail et la messagerie instantanée. La complémentarité de ces outils demeure définitivement un atout pour gérer un projet en combinant la réactivité instantanée des réponses de la messagerie instantanée avec la transmission d’informations sécurisées de l’E-mail.
Toutefois, ces 2 options sont similairement limitées car elles n’offrent pas la possibilité de bénéficier des dimensions auditives et visuelles présentes dans une véritable conversation. De ce fait, elles devront être associées à la vidéoconférence afin d’obtenir la meilleure expérience vis-à-vis des solutions de communication.